Ministar finansija i ministar trgovine, turizma i telekomunikacija doneli su Objašnjenje u vezi sa izdavanjem i knjiženjem računa (faktura) u papirnom i elektronskom obliku bez upotrebe pečata i potpisa, koje je objavljeno na sajtu Ministarstva finansija pod brojem 401-00-4169/2017-16 od 12.12.2017. godine, i koje prenosimo u nastavku:
„Na osnovu člana 23. stav 2. Zakona o državnoj upravi („Službeni glasnik RS“, br. 79/05, 101/07, 95/10 i 99/14),
Ministar finansija i Ministar trgovine, turizma i telekomunikacija donose
Objašnjenje
u vezi sa izdavanjem i knjiženjem računa (faktura)
u papirnom i elektronskom obliku bez upotrebe pečata i potpisa
Zakonom o računovodstvu („Službeni glasnik Republike Srbije“, broj 62/13, u daljem tekstu: Zakon), uređuju se obveznici primene ovog zakona, razvrstavanje pravnih lica, organizacija računovodstva i računovodstvene isprave, uslovi i način vođenja poslovnih knjiga, priznavanje i vrednovanje pozicija u finansijskim izveštajima, sastavljanje, dostavljanje i javno objavljivanje finansijskih izveštaja i godišnjeg izveštaja o poslovanju, Registar finansijskih izveštaja, Nacionalna komisija za računovodstvo, kao i nadzor nad sprovođenjem odredbi ovog zakona.
Ovim Zakonom, koji je stupio pa snagu 24. jula 2013. godine, između ostalog je izvršeno preciziranje u smislu da računovodstvene isprave (uključujući fakture) mogu biti potpisane elektronskim potpisom ili drugom identifikacionim oznakom, čime je olakšano izdavanje i knjiženje faktura u Republici Srbiji, a posebno je uređen i način njihovog čuvanja u elektronskom obliku.
Odredbama člana 8. stav 1. Zakona, propisano je da se knjiženje poslovnih promena na računima imovine, obaveza i kapitalu, prihodima i rashodima vrši na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava. Računovodstvena isprava (uključujući fakturu) predstavlja pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.
Saglasno članu 9. Zakona, verodostojnom računovodstvenom ispravom smatra se računovodstvena isprava koja je potpuna, istinita, računski tačna i prikazuje poslovnu promenu i čiju verodostojnost odgovorno lice potvrđuje potpisom, odnosno drugom identifikacionom oznakom.
Članom 7. Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji, uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju („Službeni glasnik RS“, broj 94/17) predviđeno je da se elektronskom dokumentu ne može osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku.
Članom 10. stav 1. Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju propisano je da se elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra originalom.
Ukoliko se radi o fakturi koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, kao i fakturi koja je nastala digitalizacijom (konverzijom dokumenta iz papirnog u elektronski oblik), napominjemo da ista ne mora da sadrži isključivo elektronski potpis već, umesto potpisa, može sadržati identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje te fakture. Pojam „identifikaciona oznaka“ predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Dakle, to može biti ime i prezime, potpis, faksimil, elektronski potpis i sl., kao i kombinacija pomenutih ili drugih oznaka.
Napominjemo da su, saglasno članu 7. Zakona, pravna lica i preduzetnici u obavezi da internim aktom urede organizaciju računovodstva i odrede lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovnih promena i sastavljanja i kontrole računovodstvenih isprava o poslovnoj promeni. Samim tim, ukoliko prilikom izdavanja faktura pravno lice ili preduzetnik koristi „identifikacionu oznaku“ umesto potpisa, internim aktom je neophodno bliže urediti ko je odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje tih faktura i šta se smatra „identifikacionom oznakom“.
Imajući u vidu navedeno, a u cilju razjašnjenja nedoumica koje su se pojavile u praksi a odnose se na način na koji se izdaju i knjiže fakture u poslovnim knjigama pravnih lica i preduzetnika, nastale u papirnom ili elektronskom obliku, ukazujemo na sledeće:
– Zakonom je omogućeno pravnim licima i preduzetnicima da svoje fakture izdaju u papirnom ili elektronskom obliku;
– Zakonom nije propisano da faktura koja je izvorno nastala u papirnom obliku mora sadržati pečat i potpis odgovornog lica, već je dovoljno da ista sadrži „identifikacionu oznaku“ koja upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje te fakture a kojom potvrđuje verodostojnost iste u smislu člana 9. Zakona;
– faktura koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, kao i faktura nastala digitalizacijom (konverzijom dokumenta iz papirnog u elektronski oblik npr. skenirana faktura) takođe ne mora biti potpisana (elektronskim) potpisom već je dovoljno da ista sadrži pomenutu „identifikacionu oznaku“;
– pravna lica i preduzetnici nemaju obavezu da fakturu, koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, štampaju niti da se na tako odštampan dokument stavlja otisak pečata kako bi isti bio smatran validnim.
Koristimo priliku da izrazimo čvrsto uverenje da će zajednički napori i donošenje predmetnog Objašnjenja od strane Ministarstva finansija i Ministarstva trgovine, turizma i telekomunikacija doprineti otklanjanju eventualnih nedoumica u praksi kod pravnih lica, preduzetnika, računovođa i revizora, poreskih organa, inspekcije rada i dr. u cilju omogućavanja nesmetanog funkcionisanja u svakodnevnom radu pravnih lica i preduzetnika i posledično smanjenju njihovih administrativnih troškova, kao i daljeg razvoja privrede u Republici Srbiji.“